स्टॉक रजिस्टर से सॉफ्टवेयर तक

स्टॉक रजिस्टर तब तक बढ़िया चलता है जब तक दो लोगों को एक ही वक्त पर उसकी ज़रूरत न पड़े. एक आदमी गोदाम में थान गिन रहा होता है, दूसरा फोन पर भाव बता रहा होता है, और रजिस्टर तीसरे के पास पड़ा होता है. किसी की गलती नहीं होती — रजिस्टर एक साथ दो जगह रह ही नहीं सकता.

धंधा बढ़ता है तो रजिस्टर दूसरी तरह से भी कम पड़ने लगता है. उसमें वही लिखा होता है जो हो चुका. अभी माल कितना बचा है, कारीगर के पास क्या पड़ा है, या पार्टी के कितने पैसे बाकी हैं — यह रजिस्टर तब तक नहीं बता सकता जब तक कोई बैठकर जोड़ न ले.

रजिस्टर का नुकसान एक झटके में दिखने वाला नहीं होता. यह रोज़ थोड़ा-थोड़ा करके निकल जाने वाला पैसा है, जो कभी एक आँकड़े में सामने नहीं आता:

• माल गोदाम में पड़ा है पर किसी को याद नहीं, इसलिए वही माल दोबारा खरीद लिया जाता है.
• माल है नहीं और रजिस्टर में चढ़ा हुआ है, इसलिए ऐसा ऑर्डर ले लिया जाता है जो पूरा हो ही नहीं सकता.
• भाव याद से बता दिया जाता है, और वह चुपचाप पिछले महीने की लागत से भी नीचे निकल जाता है.
• उगाही देर से होती है, क्योंकि महीना खत्म होने तक बाकी की लिस्ट किसी के सामने आती ही नहीं.
• हर शाम दो घंटे वही आँकड़े दूसरे रजिस्टर में उतारने में चले जाते हैं.

असली बदलाव बस इतना है कि आँकड़ा एक ही बार लिखा जाता है और सबको वही एक आँकड़ा दिखता है. काउंटर पर बिल बना, तो स्टॉक घट गया, पार्टी के खाते में बाकी चढ़ गया, और दिन की बिक्री में भी आ गया — किसी को कहीं कुछ उतारना नहीं पड़ा.

• अभी का स्टॉक स्क्रीन पर दिखता है, हिसाब लगाकर निकालना नहीं पड़ता.
• माल कम पड़ने की खबर ग्राहक के बताने से पहले मिल जाती है.
• हर बिल, रिटर्न और पेमेंट जिस पार्टी का हो, उसी के खाते में बैठता है.
• गोदाम, काउंटर और ऑफिस — तीनों एक ही आँकड़ा देखते हैं.

जिस धंधे में लिखा ही नहीं जाता, उसे सॉफ्टवेयर ठीक नहीं कर सकता. जिस धंधे में एक ही चीज़ तीन बार लिखी जाती है, उसे ठीक करता है.

गलती यह होती है कि सब कुछ एक ही दिन में बदलने बैठ जाते हैं. चलता हुआ धंधा कोई डेटा एंट्री के लिए बंद नहीं कर सकता. इसके बजाय इस क्रम से आगे बढ़ें:

1. एक तारीख तय करें — आम तौर पर महीने की पहली. उससे पहले का सब कुछ रजिस्टर में ही रहने दें.
2. उस तारीख का सिर्फ क्लोजिंग स्टॉक डालें. पुराना इतिहास नहीं. जो माल आज सामने पड़ा है, बस उतना.
3. जिन पार्टियों से असल में काम चलता है सिर्फ उन्हें डालें, और साथ में यह भी कि हर एक के अभी कितने पैसे बाकी हैं.
4. उस तारीख के बाद का हर नया बिल सॉफ्टवेयर पर ही बनाएँ, रजिस्टर में एक भी नहीं.
5. एक महीने तक रजिस्टर बगल में खुला रखें. जब उसकी तरफ हाथ जाना बंद हो जाए, तब उसे बंद कर दें.

ज़्यादातर धंधों में यह काम हफ्ते भर में निपट जाता है, क्योंकि असली मेहनत सिर्फ इतनी है कि माल एक बार गिनना पड़ता है — और वह तो गिनने लायक है ही.

शुरू करने के लिए फ्री ट्रायल है, कार्ड की ज़रूरत नहीं. उसके बाद प्लान के पैसे और जितने मॉड्यूल आप चालू करें बस उतने के ही — जो व्यापारी जॉब वर्क करता ही नहीं, वह जॉब वर्क के हिसाब के पैसे कभी नहीं देता.

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आपके धंधे में फिट बैठेगा या नहीं, यह जानने का सबसे तेज़ तरीका यही है — डेमो कंपनी पर नहीं, अपने ही स्टॉक और अपनी ही पार्टियों पर इसे चलता हुआ देखिए. इसमें करीब 20 मिनट लगते हैं.

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