કાપડના ધંધામાં GST બિલિંગ

બિલમાં જે તકલીફ થાય છે એ મોટા ભાગે ટેક્સની ગણતરીની હોતી નથી. જે વિગત બિલમાં લખવાની જ રહી ગઈ હોય એની હોય છે — અને એ પછીથી ઉમેરી શકાતી નથી.

• તમારો પોતાનો GSTIN, પેઢીનું કાયદેસરનું નામ અને સરનામું — રજિસ્ટ્રેશનમાં જેમ છે બરાબર એમ જ.
• પાર્ટીનો GSTIN અને સરનામું — એના રજિસ્ટ્રેશનમાં જે હોય એ, દુકાનના પાટિયા પર જે લખ્યું હોય એ નહીં.
• બિલનો સળંગ નંબર — આખા નાણાકીય વર્ષમાં ન તો કોઈ નંબર બે વાર આવે, ન વચ્ચેનો કોઈ નંબર છૂટી જાય.
• બિલની તારીખ, અને માલ જ્યાં સપ્લાય થયો ગણાય એ જગ્યા — જ્યારે એ પાર્ટીના રાજ્ય કરતાં જુદી પડતી હોય.
• માલની વિગત, અને એની સાથે એને લાગુ પડતો ક્લાસિફિકેશન-કોડ.
• જથ્થો, ભાવ, ટેક્સ લાગે એ કિંમત, ટેક્સ કયા કયા ભાગમાં પડ્યો એ, અને કુલ રકમ — આંકડે અને અક્ષરે બંનેમાં.

GSTના રેટ અને ક્લાસિફિકેશન-કોડ બદલાતા રહે છે, અને દરેક માલના જુદા હોય છે. ગયા વર્ષનું બિલ જોઈને ઉતારી લેવાને બદલે તમારા માલના કયા છે એ સરકારી GST પોર્ટલ પર જ ચકાસી લો.

સરકારી GST પોર્ટલ ખોલો

આ બે સાવ જુદી વસ્તુ છે અને વેપારીઓ વારંવાર બંનેને એક જ સમજી બેસે છે. e-invoice એટલે તમારા વેચાણનું બિલ સરકારી પોર્ટલ પર નોંધાવેલું, જેની સામે પોર્ટલ એક રેફરન્સ નંબર અને QR કોડ પાછો આપે છે. e-way bill તો માલની હેરફેર માટેનું છે.

આ બેમાંથી કોઈ તમને લાગુ પડે છે કે નહીં એનો આધાર તમારા ટર્નઓવર પર અને કઈ ખેપ જાય છે એના પર છે, અને નિયમો વખતોવખત બદલાતા રહે છે. અત્યારે તમને શું લાગુ પડે છે એ પોર્ટલ પર જ જોઈ લો — ગયા વર્ષે જે હતું એ જ આજે પણ હશે એમ ન માની લેશો, અને બાજુવાળા વેપારીને જે લાગુ પડે એ જ તમને પણ પડશે એમ પણ નહીં.

આ ધંધામાં જે ભૂલો વારંવાર થાય છે એ ગણીગાંઠી જ છે, અને એ બધી કાઉન્ટર પર જ ટાળી શકાય એવી છે:

• બિલના નંબર વર્ષની વચ્ચે જ ફરી એકથી શરૂ કરી દેવાય, અથવા બે બિલબુક સાથે ચાલે અને બંનેમાં એકના એક નંબર આવે.
• જોબ વર્કને વેચાણ ગણી લેવાય, કે વેચાણને જોબ વર્ક — કારણ કે બંનેનું લખાણ ક્યારેય જુદું પાડ્યું જ નથી.
• માલ પાછો આવે ત્યારે ક્રેડિટ નોટ કાઢવાને બદલે મૂળ બિલમાં જ ફેરફાર કરી નાખવામાં આવે.
• એક જ માલ પર જુદાં જુદાં બિલમાં જુદો ક્લાસિફિકેશન-કોડ લખાય.
• માલ ડિલિવરી ચલણ પર બહાર જાય, અને પાછળથી એની સામેનું બિલ બને જ નહીં.

તમારા હિસાબની ખરી કસોટી એ નથી કે એ ચોખ્ખો લખાયેલો છે કે નહીં. કસોટી એ છે કે કોઈ પણ દિવસે, કોઈ પણ આંકડો પુછાય તો એની પાછળનું કાગળિયું નવેસરથી બેસાડ્યા વગર તમે કાઢી આપી શકો છો કે નહીં.

1. દરેક બિલ એક જ સળંગ સિરીઝમાં રાખો — રદ કરેલાં બિલ પણ એમાં જ.
2. માલ પાછો આવે એટલે દર વખતે ક્રેડિટ નોટ કાઢો — અને જે બિલને એ પાછું ખેંચે છે એની જ સાથે જોડો.
3. જોબ વર્કમાં માલ જે આવ-જા કરે એનું લખાણ વેચાણથી અલગ જ રાખો.
4. GST રિટર્નમાં જે બતાવ્યું અને ખરેખર જેટલાં બિલ કપાયાં — બંને દર મહિને મેળવી લો, વર્ષના અંતે નહીં.

સોફ્ટવેર નાખી દેવાથી તમારું GST આપોઆપ બરાબર થઈ જતું નથી. એ એટલું કરે છે કે હાથે લખવામાં જે ભૂલો થાય છે એ નીકળી જાય: નંબર જાતે નીકળે છે એટલે સિરીઝ ક્યાંય તૂટતી નથી, પાર્ટીની વિગત યાદ પરથી નહીં પણ પાર્ટીના ખાતામાંથી આવે છે, માલ પાછો આવે તો જૂનું બિલ સુધારવાને બદલે ક્રેડિટ નોટ બને છે, અને એક જ માલ પર દરેક બિલમાં એક જ ક્લાસિફિકેશન-કોડ ચડે છે.

પ્લાનમાં શું શું આવે છે એ જુઓ

ડેમોમાં ગયા મહિનાની બિલબુક લેતા આવો. તમારાં પોતાનાં બિલ સામે રાખીને કાઢેલી 20 મિનિટ જ કહી દેશે કે ઉપરની ભૂલોમાંથી કઈ કઈ તમે અત્યારે કરી રહ્યા છો.

ડેમો બુક કરો